Mitgliederverwaltung für Vereine: Vorstand, Helfer und Kontakte an einem Ort

Mitgliederverwaltung im Verein: Wen müsst ihr eigentlich verwalten?

In kleinen Vereinen gibt es meist drei Gruppen: den Vorstand oder das Comité, das regelmäßig zusammenarbeitet; Helfer und Ehrenamtliche, die bei Festen, Turnieren oder Konzerten mit anpacken; und externe Kontakte wie Lieferanten, Caterer, Vermieter oder den DJ.

Alle drei brauchen unterschiedliche Informationen. Der Vorstand braucht Zugriff auf Aufgaben, Termine und Protokolle, bei Helfern reichen Name und Telefonnummer, und bei Lieferanten wollt ihr den Vertrag schnell wiederfinden.

Typische Probleme mit der Mitgliederliste

Die klassische Mitgliederliste ist eine Excel-Tabelle, die irgendwann jemand angelegt hat. Mehrere Versionen kursieren per E-Mail, Telefonnummern sind veraltet, und die Helferliste für das Vereinsfest steht auf einem Zettel im Vereinsheim. Kontaktdaten landen in WhatsApp-Gruppen, aus denen niemand mehr austritt.

Spätestens wenn ein Vorstandsmitglied aufhört, merkt ihr, wie viel Wissen nur auf seinem Handy lag. Und beim Thema Datenschutz stellt sich die Frage, wer eigentlich wo welche Daten gespeichert hat.

Tipps für eine aufgeräumte Mitglieder- und Kontaktliste

• Eine einzige Liste führen, auf die alle Verantwortlichen zugreifen – statt Kopien.
• Nur die Daten speichern, die ihr wirklich braucht.
• Helfer und externe Kontakte getrennt vom Vorstand führen.
• Verträge und Absprachen mit Lieferanten direkt beim Kontakt ablegen.
• Einmal im Jahr, etwa nach der Generalversammlung, die Liste aktualisieren.
• Beim Amtswechsel Zugänge sauber übergeben, statt Dateien weiterzuleiten.

So hilft Veräinsbuch bei der Mitgliederverwaltung

Vorstandsmitglieder bekommen ein eigenes Login mit einer Rolle: Admin, Mitglied oder Kassierer. Jede Person wählt ihre Sprache selbst – Lëtzebuergesch, Deutsch, Français, English oder Nederlands. Helfer und externe Kontakte wie DJ, Lieferanten oder Caterer legt ihr ohne Login an; Verträge hängt ihr als Anhang an.

Weil Aufgaben, Termine, Protokolle und Umfragen in derselben App liegen, ist die Liste nicht nur ein Adressbuch, sondern die Grundlage für eure Vereinsorganisation. Listen könnt ihr bei Bedarf als Excel, CSV oder PDF exportieren.

Datenschutz: Mitgliederdaten sicher aufbewahren

Jeder Verein bekommt eine eigene Datenbank mit eigenem Zugang – kein anderer Verein sieht eure Daten. Die Server stehen in der EU, die Verbindung läuft über HTTPS, Passwörter werden verschlüsselt gespeichert. Es gibt keine Werbung und keinen Verkauf von Daten. Veräinsbuch ist mit Blick auf die DSGVO gebaut; wofür ihr welche Daten erhebt, entscheidet ihr als Verein aber weiterhin selbst.

Schritt für Schritt: eure Vereinsliste in Veräinsbuch anlegen

Der Umstieg von der Excel-Mitgliederliste dauert meist nur einen Abend:

• Verein mit Name und Adresse anlegen – das dauert etwa 2 Minuten, die geführte Einrichtung hilft beim Rest.
• Vorstandsmitglieder einladen und jedem die passende Rolle geben: Admin, Mitglied oder Kassierer.
• Helfer und Ehrenamtliche ohne Login eintragen, etwa alle, die regelmäßig beim Fest mithelfen.
• Externe Kontakte wie Lieferanten, Caterer oder DJ anlegen und Verträge als Anhang speichern.
• Die alte Excel-Datei archivieren, damit es nur noch eine gültige Liste gibt.

Was Veräinsbuch nicht macht – und was es kostet

Veräinsbuch ist auf die aktive Vereinsarbeit ausgerichtet. Einen Einzug von Mitgliedsbeiträgen, Lastschriften für Beiträge oder Spendenquittungen bietet es nicht an. Wenn ihr hunderte passive Mitglieder mit Beitragsverwaltung führt, braucht ihr dafür ein anderes Werkzeug.

Die Mitglieder- und Kontaktverwaltung ist im Basis-Paket für 9,95 € pro Monat enthalten – pro Verein, nicht pro Mitglied. Ihr könnt 14 Tage gratis testen, ohne Kreditkarte.