Umfrage und Terminfindung im Verein: die Doodle-Alternative für euren Vorstand

Terminfindung im Verein: warum es so oft hakt

Im Ehrenamt haben alle volle Kalender. Wer eine Vorstandssitzung, eine Probe oder einen Arbeitseinsatz plant, muss viele Leute unter einen Hut bringen. Per Telefon oder Chat geht das mühsam: Antworten kommen verstreut, manche gar nicht, und am Ende entscheidet die Person, die zuletzt geschrieben hat.

Viele Vereine nutzen deshalb eine Terminumfrage wie Doodle. Das klappt, bedeutet aber ein weiteres Werkzeug und einen weiteren Link, der in Gruppenchats untergeht.

Typische Probleme mit Umfragen und Abstimmungen

• Umfrage-Links gehen im Chatverlauf unter.
• Immer dieselben zwei, drei Leute antworten nicht – und jemand muss nachfragen.
• Ideen für das Vereinsfest oder den Ausflug werden in der Sitzung gesammelt und dann vergessen.
• Abstimmungen per Handzeichen im Chat sind unübersichtlich.
• Das Ergebnis landet nicht im Kalender, sondern bleibt in der Umfrage stecken.

Tipps: So findet ihr schneller einen Termin

Bietet nicht zu viele Termine an – drei bis fünf Vorschläge reichen meistens. Setzt eine Frist, bis wann abgestimmt werden soll, und sagt dazu, wie bei Gleichstand entschieden wird. Fragt Wichtiges zuerst bei den Personen ab, ohne die der Termin nicht stattfinden kann, etwa beim Präsidenten oder Dirigenten.

Für Entscheidungen gilt: Bei kleinen, organisatorischen Fragen ist eine Umfrage ideal. Was laut Satzung oder Statuten die Generalversammlung beschließen muss, gehört weiterhin dorthin.

So funktionieren Umfragen in Veräinsbuch

In Veräinsbuch erstellt ihr drei Arten von Umfragen: ein Datum finden wie bei Doodle, Ideen sammeln und Entscheidungen treffen. Die Mitglieder bekommen eine Push-Nachricht und stimmen mit einem Tipp ab. Wer noch nicht abgestimmt hat, wird automatisch erinnert – niemand muss hinterhertelefonieren.

Steht das Ergebnis fest, legt ihr den Termin im Vereinskalender an, und über das Kalender-Abo erscheint er bei allen im Handy. Alles bleibt in derselben App wie Aufgaben und Protokolle, ohne Werbung und ohne zusätzliche Konten.

Mehr als eine Doodle-Alternative

Der Vorteil gegenüber einem einzelnen Umfrage-Tool: Umfrage, Termin, Aufgaben und Protokoll hängen zusammen. Ihr findet per Umfrage den Termin für die Generalversammlung, ladet über den Kalender ein, schreibt dort das Protokoll und verteilt die Aufgaben daraus. Jedes Mitglied nutzt die App in seiner Sprache – Lëtzebuergesch, Deutsch, Français, English oder Nederlands.

Schritt für Schritt: eine Terminumfrage erstellen

• Umfrage anlegen und die Art wählen: Datum finden, Ideen sammeln oder Entscheidung treffen.
• Drei bis fünf Terminvorschläge eintragen und allen sagen, bis wann ihr Antworten braucht.
• Die Mitglieder bekommen eine Push-Nachricht und stimmen auf dem Handy ab.
• Wer noch nicht abgestimmt hat, wird automatisch erinnert.
• Mit dem Ergebnis den Termin im Vereinskalender anlegen und einladen.
• Die Vorbereitung direkt als Aufgaben verteilen.

Was kostet die Umfrage-Funktion?

Umfragen sind im Basis-Paket für 9,95 € pro Monat und Verein enthalten, egal wie viele Mitglieder mitmachen. Ihr könnt alles 14 Tage gratis und ohne Kreditkarte testen und das Abo danach monatlich kündigen.