Aufgaben im Verein verteilen – und nichts mehr vergessen

Warum Aufgaben im Verein so oft liegen bleiben

Im Ehrenamt hat jeder einen Job, eine Familie und noch andere Hobbys. Aufgaben werden in der Vorstandssitzung mündlich verteilt, landen in einem Protokoll, das niemand mehr liest, oder gehen in der WhatsApp-Gruppe zwischen Fotos und Geburtstagsgrüßen unter. Am Ende machen die üblichen zwei, drei Engagierten alles selbst.

Typische Probleme bei der Aufgabenverteilung

• Niemand weiß genau, wer zuständig ist – oder zwei Leute erledigen dasselbe.
• Fristen sind unklar: „bis zum Fest“ heißt für jeden etwas anderes.
• Erinnerungen hängen am Präsidenten oder Vorsitzenden, der allen hinterhertelefoniert.
• Die To-do-Liste ist eine Excel-Datei, die nur eine Person aktualisiert.
• Vor dem Vereinsfest fehlt der Überblick, was schon erledigt ist.

Tipps: So verteilt ihr Aufgaben im Vorstand fair und klar

Gute Aufgabenverteilung ist weniger eine Frage der Software als der Gewohnheit. Diese Regeln haben sich in vielen Vereinen bewährt:

• Jede Aufgabe hat genau eine verantwortliche Person, auch wenn mehrere mithelfen.
• Jede Aufgabe bekommt ein konkretes Datum.
• Große Vorhaben wie das Sommerfest in kleine Aufgaben zerlegen und gruppieren.
• Aufgaben direkt in der Sitzung festhalten, nicht erst Tage später.
• Erledigtes sichtbar abhaken, damit alle den Fortschritt sehen.
• Erinnerungen automatisieren, statt hinterherzutelefonieren.

So hilft Veräinsbuch beim Aufgaben verteilen

In Veräinsbuch weist ihr jede Aufgabe einer Person zu und gebt ein Fälligkeitsdatum an. Wer sie erledigt hat, hakt sie ab. Veräinsbuch erinnert automatisch per Push-Nachricht aufs Handy, per E-Mail oder per WhatsApp – zu einer festen Uhrzeit, die ihr pro Verein einstellt.

Mit Aufgabengruppen bündelt ihr alles, was zu einem Fest, einer Generalversammlung oder einem Projekt gehört. Und weil die Protokolle in derselben App liegen, erstellt ihr Aufgaben direkt aus dem Sitzungsprotokoll heraus. Die Aufgabenliste lässt sich als Excel, CSV oder PDF exportieren.

Vom Helferplan bis zum Dienstplan fürs Vereinsfest

Beim Fest wird aus der To-do-Liste schnell eine lange Liste: Zelt bestellen, Genehmigung anfragen, Getränke bestellen, Kuchen organisieren, Kasse vorbereiten. Legt dafür eine eigene Aufgabengruppe an, verteilt die Punkte im Vorstand und behaltet über Fälligkeiten den Überblick, was noch offen ist. Helfer und externe Kontakte wie Caterer oder DJ habt ihr in derselben App griffbereit.

Die App funktioniert auch offline: Wer im Festzelt kein Netz hat, kann trotzdem abhaken, die Änderung wird später übertragen.

Schritt für Schritt: so startet ihr mit der Aufgabenliste

• Verein kostenlos zum Testen anlegen – Name und Adresse genügen, nach etwa 2 Minuten seid ihr startklar.
• Den Vorstand einladen; jede Person wählt ihre Sprache selbst.
• Die tägliche Erinnerungszeit für euren Verein festlegen, zum Beispiel morgens um 8 Uhr.
• Die offenen Punkte aus der letzten Sitzung als Aufgaben mit Verantwortlichen und Datum eintragen.
• Für das nächste Fest eine Aufgabengruppe anlegen und die Vorbereitung darin sammeln.
• In der nächsten Sitzung gemeinsam auf die Liste schauen statt auf Notizzettel.

Was kostet die Aufgabenverwaltung?

Aufgaben und Erinnerungen sind im Basis-Paket für 9,95 € pro Monat und Verein enthalten, egal wie viele Mitglieder ihr habt. Dazu gehören auch Protokolle, Termine, Umfragen, Inventar und 500 MB Speicher. Ihr könnt 14 Tage gratis testen, ohne Kreditkarte, und danach monatlich kündigen.