Inventar im Verein verwalten: Material, Bestand und Ausleihe im Blick

Was gehört ins Vereinsinventar?

Auch kleine Vereine besitzen erstaunlich viel: Festzeltgarnituren, Pavillons, Grill, Zapfanlage, Gläser und Geschirr, Kassen, Lautsprecher, Trikots, Instrumente, Uniformen, Werkzeug, Deko, Banner und Fahnen. Dazu kommen Verbrauchsmaterialien wie Becher, Servietten oder Getränkevorräte.

Vieles davon ist auf mehrere Orte verteilt: Vereinsheim, Garage eines Mitglieds, Gemeindehalle, Keller des Präsidenten. Eine Inventarliste hilft nur, wenn sie auch sagt, wo etwas liegt.

Typische Probleme bei der Materialverwaltung

• Die Inventarliste in Excel ist Jahre alt und nur einer weiß, wo sie liegt.
• Vor dem Fest wird gesucht, wie viele Bänke und Tische überhaupt da sind.
• Ausgeliehene Sachen kommen nicht zurück, weil niemand notiert hat, wer sie hat.
• Es wird doppelt eingekauft, weil der Vorrat unbekannt war.
• Bei der Inventur oder einem Versicherungsfall fehlen Fotos und Angaben.

Tipps: So bringt ihr euer Inventar in Ordnung

Fangt mit einer einfachen Bestandsaufnahme an, am besten nach einem Fest, wenn ohnehin alles zusammengeräumt wird. Fotografiert jeden Gegenstand, notiert Anzahl und Lagerort und gebt Sachen klare Namen. Danach gilt: Jede Ausleihe und jede Entnahme wird sofort eingetragen.

Legt fest, wer für das Material verantwortlich ist – etwa ein Materialwart oder Zeugwart. Einmal im Jahr, zum Beispiel vor der Generalversammlung, prüft ihr kurz, ob die Liste noch stimmt.

So hilft Veräinsbuch beim Inventar

In Veräinsbuch legt ihr jeden Gegenstand mit Foto, Bestand und Lagerort an. Bewegungen wie Entnahmen, Rückgaben oder Ausleihen haltet ihr fest, sodass ihr jederzeit seht, was wo ist und wer gerade etwas hat. Die Fotos helfen auch neuen Helfern, das richtige Teil im Lager zu finden.

Weil die App auch offline funktioniert, könnt ihr im Keller oder in der Garage ohne Netz Einträge machen; sie werden übertragen, sobald wieder eine Verbindung da ist. Listen exportiert ihr bei Bedarf als Excel, CSV oder PDF.

Inventar, Aufgaben und Feste verbinden

Vor einem Fest wird das Inventar zur Checkliste: Wie viele Garnituren brauchen wir, was muss nachgekauft werden, wer holt den Kühlwagen? Mit den Aufgaben in Veräinsbuch verteilt ihr das Holen, Aufbauen und Zurückbringen an konkrete Personen, mit Datum und Erinnerung. So steht nach dem Fest nicht die Hälfte des Materials in fremden Garagen.

Schritt für Schritt: Vereinsinventar in Veräinsbuch anlegen

• Mit dem wichtigsten Material beginnen: dem, was bei jedem Fest gebraucht wird.
• Jeden Gegenstand mit dem Handy fotografieren und eindeutig benennen.
• Bestand und Lagerort eintragen, etwa „Vereinsheim, Regal 2“ oder „Garage Präsident“.
• Ausleihen und Entnahmen ab sofort direkt beim Gegenstand vermerken.
• Verbrauchsmaterial nach dem Fest nachzählen und den Bestand anpassen.
• Den Rest nach und nach ergänzen – es muss nicht alles an einem Tag fertig sein.

Was kostet die Inventarverwaltung?

Das Inventar ist im Basis-Paket für 9,95 € pro Monat und Verein enthalten, mit 500 MB Speicher für Fotos. Im Pro-Paket für 14,95 € pro Monat habt ihr 1 GB, und zusätzlicher Speicher kostet 1,95 € pro Monat für 5 GB. Testet alles 14 Tage gratis, ohne Kreditkarte.