Vereinssoftware für kleine Vereine: alles an einem Ort statt Excel, Zettel und WhatsApp

Was ist eine Vereinssoftware und wer braucht sie?

Mit Vereinssoftware oder Vereinsverwaltung-Software ist meist ein Programm gemeint, mit dem der Vorstand die Arbeit im Verein organisiert. Große Vereine mit Hunderten Mitgliedern brauchen oft eine umfangreiche Mitglieder- und Beitragsverwaltung samt Buchhaltung. Kleine, ehrenamtliche Vereine haben ganz andere Sorgen: Wer macht was, wann ist die nächste Sitzung, was wurde beschlossen, und stimmt die Kasse nach dem Fest?

Für Sportvereine, Musikvereine, Feuerwehr-Amicalen, Elternvereinigungen, Kulturvereine oder Festkomitees reicht deshalb oft eine schlanke Vereinsapp, die der ganze Vorstand ohne Schulung versteht.

Typische Probleme mit Excel, Papier und WhatsApp-Gruppe

• Excel-Listen existieren in mehreren Versionen, und keiner weiß, welche aktuell ist.
• Protokolle liegen als Word-Dateien in privaten Postfächern.
• In der WhatsApp-Gruppe gehen Termine, Zusagen und Entscheidungen zwischen anderen Nachrichten unter.
• Quittungen sammeln sich in Umschlägen und Schuhkartons.
• Bei einem Amtswechsel geht Wissen verloren, weil es nur auf einem Handy oder Laptop lag.

Worauf ihr bei der Auswahl einer Vereinssoftware achten solltet

Bevor ihr euch für ein Programm entscheidet, stellt euch ein paar ehrliche Fragen:

• Nutzen es auch die Vorstandsmitglieder, die nicht technikbegeistert sind?
• Läuft es auf Handy und PC, ohne komplizierte Installation?
• Deckt es eure tatsächlichen Aufgaben ab – oder vor allem Funktionen, die ihr nie braucht?
• Ist der Preis pro Verein fair, oder steigt er mit jedem Mitglied?
• Wo liegen die Daten, und wer kann sie sehen?
• Kommt ihr an eure Daten heran, etwa als Excel-Export, und was passiert nach einer Kündigung?
• Könnt ihr es vorher in Ruhe testen?

So ist Veräinsbuch aufgebaut

Veräinsbuch ist eine Vereinssoftware aus Luxemburg für kleine, ehrenamtliche Vereine. Sie umfasst Aufgaben mit automatischen Erinnerungen per Push, E-Mail oder WhatsApp, Sitzungsprotokolle mit Tagesordnung, Anwesenheit und Beschlüssen, einen Vereinskalender mit Kalender-Abo, Umfragen zur Terminfindung, Inventar sowie Vorstand, Helfer und Kontakte. Im Pro-Paket kommt die Vereinskasse dazu: Belege fotografieren, Auslagen erstatten, Kassenbuch, Bilanz pro Fest und Export für die Kassenprüfer.

Die App läuft im Browser und lässt sich auf iPhone, Android oder PC wie eine App zum Startbildschirm hinzufügen. Sie funktioniert offline und in fünf Sprachen. Mit Logo, Vereinsfarbe und eigener Adresse wie euerverein.veraeinsbuch.app wird sie zu eurer eigenen Vereinsapp.

Datenschutz und Sicherheit

Jeder Verein hat eine eigene Datenbank mit eigenem Zugang, die Server stehen in der EU, die Verbindung ist per HTTPS verschlüsselt, Passwörter werden verschlüsselt gespeichert. Es gibt keine Werbung und keinen Datenverkauf. Nach einer Kündigung habt ihr 30 Tage Lesezugriff zum Ansehen und Herunterladen; gelöscht werden die Daten nur auf euren Wunsch.

Was Veräinsbuch bewusst nicht ist

Damit ihr ehrlich vergleichen könnt: Veräinsbuch bietet keinen Einzug von Mitgliedsbeiträgen, keine doppelte Buchführung oder Steuersoftware, keinen Website-Baukasten, keinen Newsletter, keinen Chat, kein Ticketing und keinen Online-Shop. Es gibt auch keine Schnittstellen zu anderen Programmen. Wer genau das braucht, ist mit einer anderen Lösung besser bedient.

Was kostet die Vereinssoftware?

Der Preis gilt pro Verein, egal wie viele Mitglieder ihr habt. Basis kostet 9,95 € pro Monat mit allem außer der Kasse und 500 MB Speicher. Pro kostet 14,95 € pro Monat und enthält zusätzlich Kasse und Auslagen sowie 1 GB Speicher. Zusätzliche 5 GB gibt es für 1,95 € im Monat. Bezahlt wird per Karte oder SEPA-Lastschrift, monatlich kündbar. Ihr könnt 14 Tage lang alle Funktionen gratis testen, ohne Kreditkarte; eingerichtet ist der Verein in etwa 2 Minuten.