Sitzungsprotokoll im Verein: von der Tagesordnung bis zur erledigten Aufgabe

Was gehört in ein Sitzungsprotokoll?

Ob Vorstandssitzung, Comité-Sitzung, Jahreshauptversammlung oder Generalversammlung: Ein Vereinsprotokoll braucht immer dieselben Grundbausteine. Für die meisten Sitzungen reicht ein Ergebnisprotokoll, das sich auf Beschlüsse und Zuständigkeiten konzentriert, statt jede Wortmeldung mitzuschreiben.

• Datum, Ort, Beginn und Ende der Sitzung
• Anwesenheitsliste: anwesend, entschuldigt, abwesend
• Tagesordnung mit den einzelnen Punkten
• Beschlüsse, möglichst mit klarem Wortlaut
• Aufgaben mit verantwortlicher Person und Frist
• Name des Protokollführers bzw. Schriftführers

Typische Probleme mit dem Vorstandsprotokoll

Der Schriftführer – in der Schweiz oft Aktuar genannt – tippt nach der Sitzung seine Notizen ab, schickt das Dokument herum und muss dann noch Korrekturen einarbeiten. Bis das Protokoll fertig ist, hat niemand mehr im Kopf, wer was übernehmen wollte.

Alte Protokolle liegen verteilt in Postfächern und Ordnern. Wenn jemand fragt „Wann haben wir das eigentlich beschlossen?“, beginnt die Suche. Und Aufgaben, die nur im Protokoll stehen, werden selten erledigt, weil niemand daran erinnert wird.

Tipps: So schreibt ihr ein gutes Protokoll

Ein paar Gewohnheiten machen das Protokollschreiben deutlich leichter:

• Die Tagesordnung vorab festlegen und mit der Einladung verschicken.
• Während der Sitzung direkt mitschreiben, nicht aus dem Gedächtnis nachtragen.
• Beschlüsse kurz und eindeutig formulieren.
• Zu jeder Aufgabe sofort Verantwortlichen und Datum festhalten.
• Das Protokoll zeitnah verteilen, solange alles frisch ist.
• Zu Beginn der nächsten Sitzung die offenen Aufgaben durchgehen.

So hilft Veräinsbuch beim Sitzungsprotokoll

In Veräinsbuch heißt das Protokoll „Rapport“. Ihr legt die Tagesordnung an, haltet die Anwesenheit mit anwesend, entschuldigt und abwesend fest und notiert zu jedem Punkt die Beschlüsse. Wird eine Aufgabe vergeben, erstellt ihr sie direkt aus dem Protokoll heraus: mit Verantwortlichem und Fälligkeitsdatum, inklusive automatischer Erinnerung per Push, E-Mail oder WhatsApp.

Das fertige Protokoll druckt ihr oder teilt es als PDF. Alle Protokolle bleiben an einem Ort, für jedes Vorstandsmitglied mit Login erreichbar. Weil jedes Mitglied seine eigene Sprache wählt, funktioniert das auch in gemischtsprachigen Vorständen.

Protokoll der Generalversammlung und Jahreshauptversammlung

Die Jahreshauptversammlung, Mitgliederversammlung oder Generalversammlung ist der wichtigste Termin im Vereinsjahr: Berichte, Kassenbericht, Bericht der Kassenprüfer, Entlastung, Wahlen. Wie das Protokoll genau aussehen muss, regeln eure Satzung bzw. eure Statuten. Veräinsbuch gibt euch dafür die Struktur mit Tagesordnung, Anwesenheit und Beschlüssen; den Inhalt bestimmt ihr.

Schritt für Schritt: eine Vorstandssitzung mit Veräinsbuch

• Termin per Umfrage finden und im Vereinskalender anlegen; der Vorstand wird per Push eingeladen.
• Vorab die Tagesordnung im Protokoll eintragen, damit alle wissen, was besprochen wird.
• Zu Beginn der Sitzung die Anwesenheit festhalten: anwesend, entschuldigt, abwesend.
• Während der Sitzung zu jedem Punkt die Beschlüsse notieren und Aufgaben direkt zuweisen.
• Am Ende das Protokoll als PDF teilen – fertig, bevor alle nach Hause gehen.
• In der nächsten Sitzung die offenen Aufgaben aus der Liste durchgehen.

Was kostet das digitale Protokoll?

Protokolle sind im Basis-Paket für 9,95 € pro Monat und Verein enthalten, zusammen mit Aufgaben, Terminen, Umfragen, Inventar und Kontakten. Der Preis gilt pro Verein, egal wie groß. Testet alles 14 Tage gratis und ohne Kreditkarte; danach ist das Abo monatlich kündbar.