Vereinskasse digital führen: Kassenbuch, Belege und Festkasse in einer App

Was gehört in ein gutes Kassenbuch für den Verein?

Ob ihr Kassenwart, Kassierer, Kassier oder Schatzmeister sagt: Die Aufgabe ist überall dieselbe. Jede Einnahme und jede Ausgabe wird mit Datum, Betrag, Zweck und Beleg festgehalten, und am Ende des Vereinsjahres muss der Kassenstand mit Bank, Sparkonto und Barkasse übereinstimmen.

Für kleine, ehrenamtliche Vereine reicht meist eine saubere Einnahmen-Ausgaben-Übersicht pro Vereinsjahr. Wichtig ist, dass sie lückenlos ist und dass auch eure Nachfolger sie verstehen, wenn das Amt wechselt.

• Datum, Betrag und kurzer Verwendungszweck
• ein Beleg zu jeder Buchung
• getrennte Konten für Bank, Sparkonto, Barkasse und z. B. Payconiq
• ein verständlicher Kassenbericht für die Jahreshauptversammlung

Typische Probleme mit der Vereinskasse heute

In vielen Vereinen läuft die Kasse noch über eine Excel-Vorlage, ein Kassenbuch aus Papier oder einen Schuhkarton voller Kassenzettel. Das funktioniert, solange eine Person alles im Kopf hat. Schwierig wird es, wenn Mitglieder Auslagen vorstrecken und wochenlang auf ihr Geld warten, wenn nach dem Vereinsfest niemand genau weiß, ob es Gewinn gebracht hat, oder wenn die Kassenprüfer kurz vor der Versammlung einzelne Belege sehen wollen.

Dazu kommt: Die Datei liegt auf einem privaten Rechner, Versionen werden per E-Mail hin- und hergeschickt, und bei einem Wechsel im Vorstand gehen Unterlagen verloren.

Tipps: So führt ihr die Vereinskasse sauber

Ein paar einfache Gewohnheiten sparen am Jahresende viele Stunden:

• Belege sofort erfassen – am besten direkt nach dem Einkauf mit dem Handy fotografieren.
• Auslagen nur gegen Beleg erstatten und festhalten, wann sie bezahlt wurden.
• Kontoauszüge regelmäßig abgleichen statt einmal im Jahr.
• Die Barkasse bei Festen vorher und nachher zählen und den Unterschied buchen.
• Für jedes Fest eine eigene Abrechnung führen, damit ihr seht, was es gebracht hat.
• Den Kassenprüfern früh einen Export geben, nicht erst am Abend vor der Versammlung.

So hilft Veräinsbuch bei der Vereinskasse (Pro-Paket)

Die Kassenfunktionen sind Teil des Pro-Pakets. Ihr fotografiert einen Kassenzettel, der Betrag wird automatisch erkannt, und der Beleg hängt direkt an der Buchung. Mitglieder reichen ihre Auslagen mit Foto des Belegs selbst ein; der Kassierer prüft, gibt frei und markiert sie als bezahlt.

Das Kassenbuch läuft pro Vereinsjahr mit euren Konten wie Bank, Sparkonto, Barkasse oder Payconiq. Kontoauszüge importiert ihr, statt sie abzutippen. Für Barzahlungen erstellt ihr Zahlungsbelege mit Unterschrift auf dem Bildschirm als PDF – auf Deutsch, Französisch, Luxemburgisch, Englisch oder Niederländisch und mit dem Betrag in Worten.

Festkasse, Bilanz und Kassenprüfung

Für jedes Fest oder Event bekommt ihr eine eigene Bilanz. Vor und nach dem Fest zählt ihr die Kasse nach Scheinen und Münzen, Veräinsbuch rechnet den Unterschied aus und bucht ihn automatisch. So seht ihr am Montag nach dem Vereinsfest, was übrig geblieben ist.

Für die Generalversammlung und die Kassenrevisoren exportiert ihr das Kassenbuch als Excel, CSV oder PDF. Wichtig zu wissen: Veräinsbuch ist ein einfaches Kassenbuch für Vereine, keine doppelte Buchführung und keine Steuersoftware. Spendenquittungen und der Einzug von Mitgliedsbeiträgen gehören nicht dazu.

Was kostet die Vereinskasse in Veräinsbuch?

Die Kasse gehört zum Pro-Paket für 14,95 € pro Monat und Verein – egal wie viele Mitglieder ihr habt. Darin ist alles aus dem Basis-Paket enthalten, also Aufgaben, Protokolle, Termine, Umfragen und Inventar, plus 1 GB Speicher für eure Belege. Das Basis-Paket ohne Kasse kostet 9,95 € im Monat. Ihr könnt monatlich kündigen und vorher alles 14 Tage gratis testen, ohne Kreditkarte.