Gestion des membres, bénévoles et contacts de votre association

Qui fait partie de votre association ?

Dans une petite association, on distingue en pratique trois cercles. Le premier, c'est le comité, le bureau ou le conseil d'administration : les personnes qui prennent les décisions et organisent. Le deuxième, ce sont les bénévoles et aides ponctuelles qu'on appelle pour monter la tente, tenir le bar ou accompagner une sortie. Le troisième, ce sont les contacts externes : fournisseurs de boissons, traiteur, DJ, commune, salle des fêtes.

Chacun de ces cercles a besoin d'informations différentes, et tout le monde ne doit pas tout voir. C'est là que la plupart des fichiers de membres atteignent leurs limites. Un tableur partagé montre tout à tout le monde, ou rien à personne. Un groupe WhatsApp mélange les numéros privés des bénévoles avec ceux des fournisseurs. Une bonne gestion des membres d'association sépare ces cercles tout en gardant une seule source à jour.

Les problèmes typiques d'un fichier des membres

• Plusieurs versions de la liste des membres circulent, et aucune n'est à jour.
• Les numéros des bénévoles sont dans le téléphone d'une seule personne.
• Le contrat du DJ ou du traiteur est enfoui dans une boîte mail privée.
• Quand un membre du comité part, ses contacts et ses documents partent avec lui.
• Une liste avec des données personnelles est envoyée par e-mail à tout le monde, ce qui n'est pas idéal pour la protection des données.

Conseils pour une gestion des membres simple et propre

• Ne collectez que les données dont l'association a réellement besoin.
• Tenez une seule liste centrale, accessible aux personnes concernées, plutôt que des copies.
• Donnez des droits d'accès selon le rôle : tout le monde n'a pas besoin de voir la caisse.
• Rangez les contrats et accords avec les prestataires à côté du contact concerné.
• Mettez à jour la liste après chaque assemblée générale, quand le comité change.
• Supprimez les contacts dont l'association n'a plus besoin, par exemple d'anciens prestataires.

Comment Veräinsbuch organise vos membres et contacts

Veräinsbuch fait la différence entre les personnes qui travaillent dans l'application et celles qu'on doit simplement pouvoir joindre.

• Les membres du comité ont leur propre accès, avec un rôle : administrateur, membre ou trésorier.
• Les bénévoles et aides sont enregistrés sans compte : vous avez leurs coordonnées sans qu'ils doivent s'inscrire.
• Les contacts externes, comme le DJ, les fournisseurs ou les traiteurs, sont rangés avec leurs contrats en pièce jointe.
• Chaque membre choisit sa langue : luxembourgeois, allemand, français, anglais ou néerlandais.
• Les coordonnées bancaires (RIB) des membres sont disponibles pour les remboursements dans la formule Pro.
• Les listes peuvent être exportées en Excel, CSV ou PDF, par exemple pour l'assemblée générale.

Protection des données des membres

Les données de vos membres sont dans une base de données propre à votre association, avec un accès séparé : aucune autre association ne peut les voir. Les serveurs se trouvent dans l'Union européenne, la connexion est chiffrée en HTTPS, les mots de passe sont stockés de manière chiffrée et les données ne sont jamais revendues ni utilisées pour de la publicité. L'application est conçue dans l'esprit du RGPD, mais c'est toujours à votre association de décider quelles données elle collecte.

Ce que Veräinsbuch ne fait pas

Pour être clair : Veräinsbuch ne gère pas l'encaissement des cotisations ni les prélèvements sur les comptes des membres, et ne propose pas de newsletter ni de chat. L'outil se concentre sur l'organisation du comité et des bénévoles : membres, tâches, réunions, événements, sondages, inventaire et, dans la formule Pro, la caisse. Le prix est fixé par association, pas par membre : 9,95 € par mois en Basis, 14,95 € en Pro.