Ledenadministratie voor jullie vereniging: bestuur, vrijwilligers en contacten

Meer dan een ledenlijst in Excel

Veel verenigingen beginnen met een ledenlijst in Excel of een WhatsApp-groep. Dat werkt, tot er een nieuw bestuur komt of het bestand in drie versies op drie laptops staat. Dan weet niemand meer welk telefoonnummer klopt en wie er eigenlijk nog actief is.

In een kleine vereniging draait een goede ledenadministratie vooral om de mensen die het werk doen: het bestuur, de vaste vrijwilligers en de contacten buiten de club.

Typische problemen vandaag

• Contactgegevens staan alleen in de telefoon van de voorzitter.
• Vrijwilligers voor de bardienst of de opbouw worden telkens opnieuw gezocht.
• Afspraken en contracten met leveranciers liggen ergens in een mailbox.
• Bij een bestuurswissel gaan contacten en wachtwoorden verloren.
• Niet iedereen in het bestuur spreekt dezelfde taal.

Tips: zo houden jullie de ledenadministratie op orde

• Leg één plek vast waar contactgegevens staan, en spreek af wie ze bijwerkt.
• Maak onderscheid tussen bestuursleden, vrijwilligers en externe contacten.
• Noteer bij vrijwilligers waar ze graag bij helpen, zodat jullie gericht kunnen vragen.
• Bewaar contracten en offertes bij het contact zelf.
• Verzamel alleen gegevens die jullie echt nodig hebben – ook in de geest van de AVG/GDPR.

Hoe Veräinsbuch jullie leden en contacten beheert

Bestuursleden krijgen een eigen login met een rol: admin, lid of penningmeester. Zo ziet iedereen zijn taken, afspraken en peilingen, krijgt meldingen op de telefoon en kiest zijn eigen taal: Nederlands, Frans, Duits, Engels of Lëtzebuergesch.

Vrijwilligers en externe contacten zoals de dj, een cateraar of een leverancier voeg je toe zonder login. Met tags zoals “zomerfeest” of “bardienst” zie je snel wie waarbij helpt, en contracten of offertes hang je als bijlage aan het contact. Een vertrekkend bestuurslid verplaats je met één klik naar de vrijwilligers; de toegang tot de app wordt dan uitgeschakeld. Lijsten exporteren jullie als Excel, CSV of pdf.

Zo zetten jullie de ledenadministratie op

• Voeg eerst de bestuursleden toe – iedereen krijgt een eigen login.
• Geef elke persoon de juiste rol: admin, lid of penningmeester.
• Zet vaste vrijwilligers in het adresboek, met tags voor de activiteiten waarbij ze helpen.
• Voeg externe contacten toe, zoals de dj, de cateraar of de gemeente, met contract of offerte als bijlage.
• Spreek af wie de gegevens bijwerkt, en kijk de lijst één keer per jaar na, bijvoorbeeld na de ALV.

Wat Veräinsbuch niet doet

Eerlijk is eerlijk: Veräinsbuch is geen systeem voor contributie-inning of automatische incasso van lidgelden, en ook geen nieuwsbrief- of chatprogramma. Het is gemaakt voor het bestuur en de vrijwilligers van kleine verenigingen die hun werk samen willen organiseren. Hebben jullie een grote ledenlijst met contributiebeheer, dan kan die gewoon naast Veräinsbuch blijven bestaan.

Veilig, en wat het kost

Elke vereniging heeft een eigen, afgeschermde database op servers in de EU, met een versleutelde verbinding en versleuteld opgeslagen wachtwoorden. Geen reclame, geen verkoop van gegevens. Leden en contacten zitten al in het Basis-pakket voor 9,95 € per maand per vereniging, ongeacht het aantal leden; Pro kost 14,95 € per maand en bevat ook de kas. Eerst 14 dagen gratis proberen.