Kassierer im Verein: weniger Zettelwirtschaft, mehr Überblick

Die Aufgaben des Kassierers im Verein

Je nach Region heißt das Amt Kassierer, Kassenwart, Kassier, Schatzmeister, Quästor oder in Luxemburg Keessier. Die Aufgaben sind überall ähnlich: Zahlungen erledigen, Einnahmen und Ausgaben festhalten, Auslagen der Mitglieder zurückzahlen, die Barkasse bei Festen betreuen und am Ende des Vereinsjahres den Kassenbericht für die Jahreshauptversammlung oder Generalversammlung vorbereiten.

Bevor die Versammlung die Konten annimmt, schauen sich in der Regel die Kassenprüfer oder Kassenrevisoren die Unterlagen an. Je ordentlicher das Jahr über gearbeitet wurde, desto entspannter läuft diese Prüfung.

Typische Probleme im Alltag des Kassenwarts

Die meisten Schwierigkeiten entstehen nicht bei großen Beträgen, sondern bei vielen kleinen:

• Mitglieder strecken Geld für Einkäufe vor und geben die Quittung Wochen später – oder gar nicht – ab.
• Kassenzettel verblassen, gehen verloren oder liegen in drei verschiedenen Schubladen.
• Nach dem Fest steht ein Umschlag mit Bargeld auf dem Tisch, aber niemand weiß mehr, wie viel Wechselgeld drin war.
• Wer bar bezahlt wird, braucht eine Quittung, und die Vorlage dafür muss erst gesucht werden.
• Vor der Kassenprüfung wird nächtelang sortiert und abgetippt.

Tipps für Kassierer: So bleibt das Amt überschaubar

Legt am Anfang des Vereinsjahres fest, wie Auslagen eingereicht werden: nur mit Beleg, möglichst innerhalb einer Woche und an einer Stelle. Erfasst Belege sofort, statt sie zu sammeln. Haltet für jedes Fest Wechselgeld, Kassenstand danach und Ausgaben getrennt fest, damit ihr später sagen könnt, was das Fest gebracht hat.

Und: Gebt Barzahlungen immer mit Zahlungsbeleg und Unterschrift heraus. Das schützt euch als Kassierer und macht es den Kassenrevisoren leicht.

So hilft Veräinsbuch dem Kassierer (Pro-Paket)

Alle Kassenfunktionen gehören zum Pro-Paket. Mitglieder reichen ihre Auslagen selbst mit Foto des Belegs ein, der Betrag wird automatisch erkannt. Ihr prüft, gebt frei und markiert die Auslage als bezahlt – die Bankverbindungen von Verein und Mitgliedern habt ihr dabei griffbereit.

Bei Festen zählt ihr die Kasse vorher und nachher nach Scheinen und Münzen, der Unterschied wird automatisch gebucht. Zahlungsbelege mit Unterschrift auf dem Bildschirm erstellt ihr als PDF auf Deutsch, Französisch, Luxemburgisch, Englisch oder Niederländisch, mit dem Betrag in Worten. Kontoauszüge importiert ihr ins Kassenbuch, das pro Vereinsjahr mit Konten wie Bank, Sparkonto, Barkasse und Payconiq geführt wird.

Kassenprüfung und Generalversammlung vorbereiten

Für die Kassenprüfung exportiert ihr das Kassenbuch als Excel, CSV oder PDF. Die Bilanz pro Fest zeigt auf einen Blick, welches Event wie viel eingebracht hat – genau das, was die Mitglieder auf der Versammlung meist fragen. Die Belege hängen an den Buchungen, sodass Rückfragen der Prüfer schnell beantwortet sind.

Veräinsbuch ist bewusst einfach gehalten: ein Kassenbuch für ehrenamtliche Vereine, keine doppelte Buchführung und keine Steuersoftware.

Rollen und Kosten

In Veräinsbuch gibt es die Rollen Admin, Mitglied und Kassierer, sodass ihr festlegt, wer die Kasse betreut. Das Pro-Paket kostet 14,95 € pro Monat und Verein, unabhängig von der Mitgliederzahl, und enthält zusätzlich alles aus dem Basis-Paket sowie 1 GB Speicher. Monatlich kündbar, Bezahlung per Karte oder SEPA-Lastschrift.