Inventaire du matériel d'association : savoir ce que vous avez, et où

Pourquoi tenir un inventaire dans une association ?

Au fil des années, une association accumule du matériel : achats, dons, cadeaux de sponsors, objets hérités de l'ancien comité. Une partie est au local, une partie dans un garage privé, une autre chez le président. Tant que les mêmes personnes sont là, ça marche. Dès que le comité change, plus personne ne sait ce qui existe.

Un inventaire du matériel évite d'acheter deux fois la même chose, aide à retrouver ce qui a été prêté et donne une vue claire pour l'assemblée générale ou une demande à l'assurance. Il est utile pour un club de foot avec ses ballons et maillots comme pour une fanfare avec ses instruments ou une amicale avec son matériel de fête.

Les problèmes typiques de la gestion du matériel

Un matériel mal suivi coûte de l'argent à l'association : du matériel racheté inutilement, des objets perdus et beaucoup de temps passé à chercher. Un inventaire partagé, que chacun peut consulter depuis son téléphone, évite la plupart de ces situations. Voici celles que l'on rencontre le plus souvent :

• Personne ne sait combien de tables ou de bancs l'association possède vraiment.
• Le matériel prêté à un membre ou à une autre association ne revient pas.
• La liste d'inventaire Excel date de plusieurs années.
• Avant une fête, on découvre au dernier moment qu'il manque des verres ou des rallonges.
• Le matériel est réparti entre plusieurs lieux sans que ce soit noté.
• Le matériel abîmé n'est signalé à personne et ressort tel quel l'année suivante.

Comment faire l'inventaire du matériel : la méthode simple

• Commencez par un lieu à la fois : le local, puis le garage, puis le stock des boissons.
• Prenez une photo de chaque objet ou groupe d'objets, c'est plus parlant qu'une description.
• Notez la quantité et l'emplacement précis, par exemple « étagère du fond, local ».
• Enregistrez chaque sortie et chaque retour, surtout pour les prêts.
• Faites un tour de contrôle une fois par an, par exemple avant l'assemblée générale.
• Nommez une personne responsable du matériel, mais laissez les autres consulter la liste.

Comment Veräinsbuch vous aide à gérer l'inventaire

Dans Veräinsbuch, l'inventaire est un module de la formule Basis, accessible à tous les membres du comité depuis leur téléphone.

• Chaque objet avec photo, quantité en stock et emplacement.
• Mouvements de stock : entrées, sorties et prêts sont enregistrés.
• Vous voyez qui a emprunté quoi, et depuis quand.
• Accessible depuis le local ou le garage, même sans réseau : les saisies sont envoyées plus tard.
• Export des listes en Excel, CSV ou PDF.
• Des tâches pour les réparations ou les achats, avec rappels.

Exemple : préparer la fête annuelle

Deux semaines avant la fête, le responsable du matériel ouvre l'inventaire : 20 tables de brasserie au local, 6 prêtées au club voisin, la sono dans le garage d'un membre. Il crée une tâche pour récupérer les tables prêtées et une autre pour tester la sono, avec un rappel automatique. Après la fête, il enregistre la casse et le matériel qui a changé de place. L'année suivante, tout le monde repart d'une liste à jour au lieu de refaire le tour des garages.

Ces chiffres ne sont qu'un exemple, mais la situation est familière à beaucoup d'associations, qu'il s'agisse d'une amicale, d'un club sportif ou d'un comité des fêtes.

Prix

L'inventaire est inclus dès la formule Basis à 9,95 € par mois et par association, avec 500 Mo de stockage pour les photos. Si vous avez beaucoup de photos, vous pouvez ajouter 5 Go de stockage supplémentaire pour 1,95 € par mois. La formule Pro à 14,95 € ajoute la caisse. Essai gratuit de 14 jours, sans carte bancaire.