Veräinsbuch

Inventaris beheren in de vereniging: weten wat jullie hebben en waar het staat

“Waar staan de biertafels en banken?” – als maar één persoon het antwoord weet, wordt elk feest een zoektocht. Met Veräinsbuch beheren jullie de inventaris van de vereniging met foto’s, voorraad, locatie en uitleningen, zichtbaar voor het hele bestuur.

14 dagen gratis proberenGeen creditcard nodig · klaar in 2 minuten

Waarom een inventarislijst voor de vereniging?

Verenigingen bezitten vaak meer dan ze denken: tenten, partytafels, kookmateriaal, een geluidsinstallatie, trainingsmateriaal, instrumenten, uniformen, bekers en drank in voorraad. Dat materiaal ligt verspreid over het clubhuis, een container, een garage en de zolder van een bestuurslid.

Een inventarislijst helpt om dubbele aankopen te vermijden, uitgeleend materiaal terug te krijgen en bij een bestuurswissel niets kwijt te raken.

Typische problemen vandaag

  • Alleen de materiaalmeester weet waar alles staat.
  • Een Excel-inventaris van drie jaar geleden.
  • Materiaal wordt uitgeleend aan een andere vereniging en komt nooit terug.
  • Vlak voor het feest blijkt de voorraad bekers of servetten op.
  • Niemand weet hoe het bedoelde item er eigenlijk uitziet.

Tips om de inventaris bij te houden

  • Begin klein: eerst het materiaal voor jullie grootste activiteit.
  • Maak van elk item een foto – dat scheelt veel uitleg.
  • Noteer een vaste locatie, bijvoorbeeld “container, rek 2”.
  • Werk met categorieën zoals feestmateriaal, keuken, sport of muziek.
  • Registreer elke uitlening en elke voorraadwijziging meteen.

Hoe inventaris beheren in Veräinsbuch werkt

In Veräinsbuch voeg je een artikel toe met naam, categorie, aantal, eenheid, locatie en foto’s – op je telefoon maak je de foto meteen. Voor verbruiksgoederen stel je een minimumvoorraad in; op het overzicht zie je wanneer iets bijna op is.

Elke voorraadwijziging of uitlening boek je als mutatie, in of uit, zodat jullie de geschiedenis van elk artikel kunnen volgen. Omdat iedereen in het bestuur dezelfde inventaris ziet, hoeft niemand meer te bellen om te vragen waar de verlengkabels liggen.

Zo starten jullie met de inventaris

Na één middag hebben de meeste verenigingen al het belangrijkste materiaal in beeld, en de rest volgt vanzelf bij de volgende activiteit.

  • Spreek af wie de inventaris beheert, bijvoorbeeld de materiaalmeester.
  • Loop met je telefoon door het clubhuis of de container en maak per artikel een foto.
  • Vul aantal, categorie en locatie in.
  • Stel voor bekers, servetten of drank een minimumvoorraad in.
  • Boek voortaan elke uitlening en elke aankoop als mutatie.

Inventaris, taken en kas samen

Voor een feest maak je taken aan zoals “tenten ophalen” of “bekers bijbestellen”, met verantwoordelijke en herinnering. De inventaris toont wat er nog is en waar het staat. En wie het Pro-pakket gebruikt, boekt de aankoop van nieuwe spullen meteen met het bonnetje in het kasboek.

Wat kost het?

De inventaris zit al in het Basis-pakket: 9,95 € per maand per vereniging, ongeacht het aantal leden, met 500 MB opslag voor foto’s en bijlagen. Pro kost 14,95 € per maand, met 1 GB opslag en de kas. Extra opslag: +5 GB voor 1,95 € per maand. Eerst 14 dagen gratis proberen, zonder creditcard.

Eenvoudige prijzen

Per vereniging, ongeacht het aantal leden. Maandelijks opzegbaar.

Basis · 9,95 € / maand

  • Taken & herinneringen
  • Vergaderverslagen
  • Activiteiten & peilingen
  • Inventaris
  • Leden, helpers & contacten
  • Push, offline, 5 talen
  • 500 MB opslag inbegrepen

Pro · 14,95 € / maand

  • Alles uit Basis
  • Kas & onkosten met bonnetjesscan
  • Kasboek & balans per activiteit
  • Import van bankafschriften
  • Kas tellen & betalingsbewijzen
  • 1 GB opslag inbegrepen

Tijdens de proefperiode van 14 dagen is alles vrijgegeven. Kies daarna Basis of Pro – of stop gewoon. Meer opslag nodig? +5 GB voor €1.95 per maand.

Veelgestelde vragen

Hoe maak je een inventarislijst voor een vereniging?

Loop per ruimte of container door het materiaal, maak foto’s en noteer naam, aantal en locatie. Begin met het belangrijkste materiaal en vul daarna aan. In Veräinsbuch doe je dat direct met je telefoon.

Wat hoort er op de inventarislijst van een vereniging?

Alles wat de vereniging bezit en wat geld kost om te vervangen: tenten, tafels, geluid, keukenmateriaal, sport- of muziekmateriaal, uniformen en voorraad zoals bekers of drank. Noteer per artikel aantal, locatie en een foto, en bij een uitlening bij wie het is.

Is er een alternatief voor een inventaris in Excel?

Ja. Een Excel-lijst is snel verouderd en staat vaak op één computer. In Veräinsbuch ziet het hele bestuur dezelfde, actuele inventaris met foto’s, en lijsten kun je nog steeds als Excel of pdf exporteren.

Kunnen we bijhouden wie materiaal geleend heeft?

Ja, elke uitlening of wijziging boek je als mutatie bij het artikel. Zo zien jullie wat er uit is en wat er terugkwam.

Krijgen we een seintje als de voorraad laag is?

Jullie stellen per artikel een minimumvoorraad in. Artikelen met een lage voorraad verschijnen dan op het overzicht, zodat iemand op tijd kan bijbestellen.

Werkt de inventaris ook in een kelder zonder bereik?

Ja, Veräinsbuch werkt offline. Wijzigingen worden bewaard en verstuurd zodra er weer verbinding is.

Hoeveel foto’s kunnen we opslaan?

Basis heeft 500 MB, Pro 1 GB opslag. Hebben jullie meer nodig, dan boekt een admin +5 GB voor 1,95 € per maand.

Breng jullie materiaal in kaart – 14 dagen gratis proberen.

Registreer jullie vereniging nu