Vereniging in Luxemburg: een meertalige app voor jullie asbl

Verenigingsleven in Luxemburg

Luxemburg heeft een rijk verenigingsleven: fanfares en harmonies, sportclubs, amicales van de brandweer, ouderverenigingen, cultuur- en feestcomités. Veel daarvan zijn georganiseerd als asbl (association sans but lucratif), vergelijkbaar met een vzw in België of een vereniging in Nederland.

Het bestuur heet er vaak comité, en in één comité zitten Luxemburgers, Belgen, Fransen, Duitsers, Portugezen en Nederlanders naast elkaar. Ook vrijwilligers wonen geregeld aan de andere kant van de grens.

Typische uitdagingen

• Verslagen worden in één taal geschreven en door de helft van het comité maar half gelezen.
• Bonnetjes en bankafschriften zijn in het Frans, de vergadering is in het Lëtzebuergesch.
• Contante opbrengsten van een bal of kermis moeten correct worden geteld en verantwoord.
• Voor de algemene vergadering moet de kas klaar zijn voor de kascontroleurs.
• Bij een nieuw comité gaan documenten en contacten verloren.

Tips voor een goed georganiseerde asbl

Houd verslagen van comitévergaderingen en van de algemene vergadering zorgvuldig bij, met aanwezigheden en besluiten. Leg het kasboek per verenigingsjaar vast met alle bewijsstukken, zodat de kascontroleurs (réviseurs de caisse) en de algemene vergadering de rekeningen kunnen nakijken en goedkeuren.

Wat jullie precies moeten bijhouden of neerleggen, staat in jullie statuten en de geldende regels; vraag bij twijfel advies aan een specialist. Veräinsbuch geeft geen juridisch advies, maar helpt om de administratie netjes te houden.

Hoe Veräinsbuch Luxemburgse verenigingen helpt

Elk lid kiest zijn eigen taal: Lëtzebuergesch, Deutsch, Français, English of Nederlands. De een werkt in het Frans, de ander leest dezelfde app in het Nederlands. Onderdelen benoemen jullie zelf, bijvoorbeeld “Comité” in plaats van “Bestuur”, en met jullie logo, kleur en eigen adres voelt de app als die van jullie vereniging.

In het Pro-pakket maakt de penningmeester betalingsbewijzen met handtekening op het scherm, als pdf in het Frans, Duits, Lëtzebuergesch, Engels of Nederlands en met het bedrag voluit in woorden. Het kasboek kent de rekeningen bank, spaarrekening, kas en Payconiq, en de bankgegevens (RIB) van vereniging en leden zijn bij de hand voor terugbetalingen.

De algemene vergadering voorbereiden

Voor de algemene vergadering exporteren jullie het kasboek en de balans per activiteit als Excel, CSV of pdf voor de kascontroleurs. Het verslag van de vorige algemene vergadering vinden jullie meteen terug, net als alle besluiten van het comité. Activiteiten zoals het bal, de kermis of het concert hebben een eigen balans, zodat zichtbaar is wat elk evenement opbracht. De datum van de vergadering prikken jullie vooraf met een peiling.

Gemaakt in Luxemburg – en wat het kost

Veräinsbuch is gemaakt in Luxemburg, met servers in de EU en een aparte database per vereniging. Basis kost 9,95 € per maand, Pro met kas 14,95 € per maand – per vereniging, ongeacht het aantal leden, maandelijks opzegbaar en te betalen met kaart of SEPA-domiciliëring. Probeer het 14 dagen gratis, zonder creditcard.