Kasboek vereniging: de kas van jullie club eenvoudig digitaal

Waarom een goed kasboek voor elke vereniging telt

Of jullie nu een sportclub, harmonie, oudervereniging of vzw zijn: het geld van de vereniging is niet van de penningmeester, maar van alle leden. Een overzichtelijk kasboek laat zien wat er binnenkwam en wat er uitging, met welk bewijsstuk en voor welke activiteit.

Op de algemene vergadering (ALV) leggen jullie verantwoording af, en de kascommissie of kascontroleurs willen cijfers en bonnetjes kunnen nakijken. Hoe beter het kasboek het hele jaar door wordt bijgehouden, hoe korter die controle duurt.

Typische problemen met de kas vandaag

Herkenbaar? Dan ligt het meestal niet aan de mensen, maar aan het systeem.

• Bonnetjes in broekzakken, auto’s en schoenendozen – en net dat ene bonnetje ontbreekt.
• Een Excel-bestand dat alleen de penningmeester begrijpt en dat op één laptop staat.
• Leden die weken wachten op de terugbetaling van hun onkosten.
• Na het feest wordt de kas op de keukentafel geteld en belanden de cijfers op een kladje.
• Bij een nieuwe penningmeester moet alles opnieuw worden uitgezocht.

Zo houden jullie een kasboek bij: praktische tips

• Werk per verenigingsjaar en begin met het beginsaldo van elke rekening: bank, spaarrekening, contante kas en eventueel Payconiq.
• Boek elke uitgave met bewijsstuk – geen bonnetje, geen terugbetaling.
• Koppel inkomsten en uitgaven aan een activiteit, zodat jullie zien wat het zomerfeest of de quiz echt heeft opgebracht.
• Tel de kas voor en na elke activiteit, liefst met twee personen.
• Vergelijk regelmatig met de bankafschriften in plaats van alles op het einde van het jaar.

Hoe Veräinsbuch het kasboek van jullie vereniging regelt

In het Pro-pakket krijgt de penningmeester een digitaal kasboek per verenigingsjaar, met rekeningen voor bank, spaarrekening, kas en Payconiq. Bonnetjes fotografeer je met je telefoon; het bedrag wordt automatisch herkend en je controleert het alleen nog.

Leden dienen hun onkosten zelf in met een foto van het bonnetje, de penningmeester keurt goed en markeert ze als betaald. Bankafschriften kunnen jullie importeren, en bij een feest tellen jullie biljetten en munten in de app: de opbrengst wordt automatisch geboekt. Per activiteit is er een balans, zodat jullie meteen zien wat een fuif, kermis of concert heeft opgeleverd.

Klaar voor kascontrole en ALV

Voor de kascontrolecommissie en de algemene vergadering exporteren jullie het kasboek en de balans per activiteit als Excel, CSV of pdf. Voor contante betalingen maken jullie een betalingsbewijs met handtekening op het scherm, als pdf in het Nederlands, Frans, Duits, Engels of Lëtzebuergesch en met het bedrag voluit in woorden.

Goed om te weten: Veräinsbuch is een kasboek voor kleine verenigingen, geen boekhoudpakket voor dubbel boekhouden of belastingaangiftes, en het int geen lidgelden.

Wat kost het digitale kasboek?

De kasfuncties zitten in het Pro-pakket: 14,95 € per maand per vereniging, ongeacht het aantal leden, met 1 GB opslag. Het Basis-pakket (9,95 € per maand) bevat taken, verslagen, activiteiten, peilingen, inventaris en leden, maar geen kas. Jullie betalen met kaart of SEPA-incasso en kunnen maandelijks opzeggen. De proefperiode van 14 dagen is gratis, met alle functies en zonder creditcard.