App voor de brandweervereniging: feesten, vrijwilligers en kas onder controle

Meer dan blussen: het verenigingsleven rond de brandweer

Naast het korps zelf bestaat er vaak een vereniging die het sociale leven regelt: de jaarlijkse barbecue, het brandweerbal, de kerstmarkt, een uitstap voor leden en gezinnen of de steun aan de jeugdbrandweer. In Luxemburg heet dat vaak de amicale des pompiers.

Veräinsbuch is bedoeld voor dat verenigingswerk. Het is geen software voor alarmering, inzetten of de operationele planning van het korps.

Typische problemen bij een groot feest

• Tientallen taken: tent, vergunning aanvragen, drank, frituur, muziek, opbouw en afbraak.
• Vrijwilligers en bardiensten worden via WhatsApp bij elkaar gezocht.
• Biertafels, tenten en tapinstallaties staan op verschillende plekken.
• De kassa’s worden na middernacht geteld, en de cijfers staan op een bierviltje.
• Na het feest weet niemand precies wat het opbracht.

Tips voor het organiseren van een brandweerfeest of bal

• Maak een takengroep per feest en verdeel taken met naam en deadline.
• Gebruik de takenlijst van vorig jaar als basis en vul aan.
• Houd een lijst bij van vaste helpers, leveranciers, dj en cateraar, met hun afspraken.
• Zet per kassa een vaste wisselkas klaar en tel achteraf met twee personen.
• Maak na afloop een balans per feest, zodat jullie volgend jaar beter kunnen plannen.

Hoe Veräinsbuch het feestcomité helpt

Taken voor het feest verdelen jullie in een takengroep, en de app herinnert iedereen automatisch op het tijdstip dat jullie kiezen, via push, e-mail of WhatsApp. Helpers zonder login, bijvoorbeeld voor de bar of de frituur, staan met tags in het adresboek. Externe contacten zoals de dj, de drankleverancier of de tentverhuurder bewaren jullie met contract of offerte als bijlage.

In de inventaris staat wat jullie hebben – tafels, banken, tenten, tapinstallaties – met foto, voorraad en locatie. Bestuursvergaderingen leggen jullie vast in een verslag met besluiten, en via een peiling kiezen jullie samen de datum van het feest.

Zo starten jullie met het volgende feest

• Registreer de vereniging en nodig het feestcomité uit.
• Maak een takengroep voor het feest en zet de taken van vorig jaar erin.
• Voeg helpers, leveranciers en de dj toe aan het adresboek.
• Zet tafels, banken, tenten en tapinstallaties in de inventaris.

Kas tellen en balans per feest (Pro)

Met het Pro-pakket tellen jullie voor het feest de wisselkas en na afloop de opbrengst in biljetten en munten; de app berekent het resultaat en boekt het bij de activiteit, samen met de Payconiq-ontvangsten. Uitgaven komen erbij via de foto van het bonnetje, en de balans van het feest ligt meteen klaar. Voor contante betalingen aan helpers of leveranciers maakt de penningmeester een betalingsbewijs met handtekening op het scherm, als pdf.

Wat het kost

Basis kost 9,95 € per maand per vereniging, Pro met kas en kas tellen 14,95 € per maand – ongeacht het aantal leden. Maandelijks opzegbaar. Probeer het 14 dagen gratis en zonder creditcard, bijvoorbeeld in aanloop naar jullie volgende feest.