Gérer une asbl au Luxembourg : un outil fait au Luxembourg, en cinq langues

La vie associative au Luxembourg et dans la Grande Région

Fanfares, clubs de foot, amicales des pompiers, associations de parents d'élèves, comités des fêtes, chorales, associations culturelles : au Luxembourg, presque chaque village a plusieurs associations, la plupart organisées sous forme d'asbl. Beaucoup de membres vivent ou travaillent de l'autre côté de la frontière, en Belgique, en France ou en Allemagne.

Conséquence : les comités sont souvent multilingues. Le PV est rédigé en français, les discussions se font en luxembourgeois, un membre préfère l'allemand, un autre le portugais ou l'anglais. Les outils standard ne prennent pas en compte cette réalité.

Les problèmes typiques des asbl aujourd'hui

Les difficultés ne viennent pas d'un manque de bonne volonté : les bénévoles donnent leur temps libre, et chaque minute passée à chercher un document ou à relancer quelqu'un est une minute de moins pour le cœur de l'activité. Voici celles que l'on rencontre le plus souvent :

• Les documents circulent dans plusieurs langues et plusieurs versions.
• Le comité change après l'assemblée générale et l'historique se perd.
• La caisse est tenue sur papier ou dans Excel, et la préparation pour les réviseurs de caisse prend des soirées.
• Les dates des fêtes et des réunions sont dispersées dans des groupes WhatsApp.
• Les bénévoles des grandes manifestations sont coordonnés par téléphone, au dernier moment.
• Chaque membre du comité utilise ses propres outils, sans vue d'ensemble.

Préparer l'assemblée générale de votre asbl : conseils pratiques

L'assemblée générale est le moment clé de l'année : le comité rend compte de ses activités, la caisse est présentée et les membres approuvent les comptes. Les règles précises dépendent de vos statuts ; ces conseils généraux ne remplacent pas un avis juridique.

• Fixez la date tôt et ajoutez-la au calendrier de l'association.
• Préparez l'ordre du jour en comité et créez les tâches de préparation avec des échéances.
• Faites contrôler la caisse par les réviseurs de caisse quelques semaines avant.
• Exportez le cahier de caisse et le bilan des fêtes en PDF pour la présentation.
• Rédigez le procès-verbal de l'assemblée pendant la séance et partagez-le ensuite.
• Mettez à jour la liste du comité et les accès après l'élection.

Comment Veräinsbuch aide les asbl luxembourgeoises

• Cinq langues : luxembourgeois, allemand, français, anglais et néerlandais, au choix de chaque membre.
• Procès-verbaux avec présences, décisions et tâches, exportables en PDF.
• Tâches avec rappels par push, e-mail ou WhatsApp.
• Calendrier avec abonnement iCal, sondages de date et inventaire.
• Formule Pro : cahier de caisse avec comptes banque, épargne, caisse et Payconiq, bilan par fête et comptage de caisse.
• Preuves de paiement signées à l'écran, en PDF, en FR, DE, LB, EN ou NL, avec le montant en toutes lettres.
• Export en Excel, CSV ou PDF pour l'assemblée générale et les réviseurs de caisse.

Fait au Luxembourg, données dans l'UE

Veräinsbuch est développé au Luxembourg pour le Luxembourg et les régions voisines : Belgique, Allemagne, France et Pays-Bas. Chaque association a sa propre base de données avec un accès séparé, les serveurs sont dans l'Union européenne, la connexion est chiffrée et les données ne sont ni vendues ni utilisées pour de la publicité. Vous pouvez donner à l'outil le logo et la couleur de votre asbl, une adresse propre comme votreclub.veraeinsbuch.app, et nommer les rubriques comme chez vous : « Comité », « Vorstand » ou « Bureau ».

Prix pour une asbl

Le prix est fixé par association, quel que soit le nombre de membres : 9,95 € par mois en formule Basis, 14,95 € par mois en formule Pro avec la caisse. Paiement par carte ou prélèvement SEPA, facture automatique, résiliation mensuelle. Essai gratuit de 14 jours, sans carte bancaire, prêt en deux minutes.