Logiciel de gestion d'association : simple, pour les associations de bénévoles

Excel, papier et WhatsApp : pourquoi ça finit par coincer

La plupart des associations commencent avec ce qu'elles ont sous la main : un classeur pour les PV, un fichier Excel pour la caisse et les membres, un groupe WhatsApp pour tout le reste. Pendant un temps, ça suffit.

Puis l'association grandit, le comité change, la fête annuelle devient plus ambitieuse. Les informations se retrouvent éparpillées entre plusieurs personnes et plusieurs outils, et chaque passation de poste devient une chasse au trésor.

• Excel : une seule personne a la bonne version, les autres travaillent sur des copies.
• Papier : rien n'est consultable à distance et tout peut se perdre.
• Groupe WhatsApp : les décisions et les tâches se noient dans les messages.
• Outils séparés : un pour les sondages, un pour l'agenda, un pour les fichiers, et des mots de passe partout.

Que doit faire un bon logiciel pour association ?

Avant de choisir une application de gestion associative, posez-vous ces questions :

• Est-il assez simple pour les membres qui ne sont pas à l'aise avec l'informatique ?
• Fonctionne-t-il sur le téléphone, sans installation compliquée ?
• Couvre-t-il vos vrais besoins : tâches, réunions, dates, matériel, caisse ?
• Les données sont-elles protégées et hébergées dans l'Union européenne ?
• Le prix est-il clair, sans surprise quand le nombre de membres augmente ?
• Peut-on exporter ses données et arrêter facilement ?
• Peut-on le tester avec le comité avant de s'engager ?

Comment Veräinsbuch aide les associations

Veräinsbuch est conçu pour les petites associations de bénévoles : clubs sportifs, fanfares et chorales, amicales des pompiers, associations de parents d'élèves, comités des fêtes, associations culturelles et asbl.

• Tâches avec échéances et rappels par push, e-mail ou WhatsApp.
• Procès-verbaux avec ordre du jour, présences, décisions et PDF.
• Calendrier de l'association avec abonnement iCal.
• Sondages pour trouver une date ou prendre une décision.
• Inventaire du matériel avec photos, emplacement et prêts.
• Membres du comité avec rôles, bénévoles et contacts externes sans compte.
• Caisse, notes de frais et bilan par fête dans la formule Pro.

Simple à démarrer, dans votre langue et à vos couleurs

Pas d'installation : Veräinsbuch tourne dans le navigateur et s'ajoute à l'écran d'accueil de l'iPhone, d'Android ou du PC comme une appli. L'inscription prend deux minutes, avec le nom et l'adresse de l'association, puis une configuration guidée. Chaque membre choisit sa langue parmi le luxembourgeois, l'allemand, le français, l'anglais et le néerlandais. Vous pouvez ajouter le logo et la couleur de l'association, utiliser votre propre adresse du type votreclub.veraeinsbuch.app et renommer les rubriques, par exemple « Comité » ou « Bureau ».

Côté sécurité, chaque association a sa propre base de données, les serveurs sont dans l'UE, et il n'y a ni publicité ni revente de données.

Combien coûte un logiciel de gestion d'association ?

Veräinsbuch est facturé par association, quel que soit le nombre de membres. La formule Basis coûte 9,95 € par mois : tâches, procès-verbaux, calendrier, sondages, inventaire, membres, notifications push, mode hors ligne, 5 langues et 500 Mo de stockage. La formule Pro coûte 14,95 € par mois et ajoute la caisse avec scan des tickets, les notes de frais, le cahier de caisse, le bilan par fête, l'import bancaire, le comptage de caisse, les preuves de paiement et 1 Go de stockage. Paiement par carte ou prélèvement SEPA, résiliation mensuelle. Après une résiliation, vos données restent consultables et téléchargeables pendant 30 jours ; elles ne sont supprimées que sur demande.

Ce que Veräinsbuch ne fait pas

Pour vous aider à choisir honnêtement : Veräinsbuch ne gère pas l'encaissement des cotisations, ne fait pas de comptabilité en partie double ni de déclarations fiscales, et ne propose ni site web, ni newsletter, ni chat, ni billetterie. C'est un outil d'organisation pour le comité et les bénévoles, volontairement simple.