Application pour club sportif : le comité organisé, du match au tournoi

Ce que vit le comité d'un club sportif

Le week-end, il faut des bénévoles pour la buvette, la caisse à l'entrée, le barbecue et le traçage du terrain. En semaine, il y a la réunion du comité, les commandes de boissons, les maillots à laver, les demandes à la commune. Et une ou deux fois par an, le grand tournoi ou la fête du club, qui demande des semaines de préparation.

Tout cela repose sur une poignée de bénévoles qui ont aussi un travail et une famille. Plus l'organisation est claire, moins ils s'épuisent, et plus il est facile de trouver de nouvelles personnes prêtes à aider. Un comité bien organisé rassure aussi les parents des jeunes joueurs, qui savent à qui s'adresser et quand on a besoin d'eux.

Les problèmes typiques d'un club aujourd'hui

La plupart des clubs amateurs connaissent ces situations, que ce soit en Belgique, au Luxembourg, en France ou en Suisse :

• Le planning des bénévoles pour les matchs est un tableau papier affiché à la buvette.
• Les tâches décidées en réunion ne sont suivies par personne.
• La caisse de la buvette est comptée tard le soir, sans trace écrite.
• Le matériel, les ballons, les maillots et les tables de la fête sont dispersés.
• Les dates du club se perdent dans le groupe WhatsApp des parents et des joueurs.

Conseils pour mieux organiser votre club sportif

• Préparez un calendrier de la saison avec tous les événements du club, pas seulement les matchs.
• Créez un groupe de tâches pour chaque grand événement, par exemple le tournoi de jeunes.
• Attribuez chaque tâche à une personne, avec une échéance et un rappel.
• Comptez la caisse de la buvette à deux, avant et après chaque événement.
• Gardez une liste à jour des bénévoles et des contacts : fournisseur de boissons, arbitres, traiteur.
• Faites un inventaire du matériel en début de saison.
• Notez chaque décision du comité dans un procès-verbal, pour que les absents soient informés.

Comment Veräinsbuch aide votre club

Veräinsbuch est conçu pour le comité, pas pour l'entraînement : il ne gère pas les compositions d'équipe ni les résultats, mais tout ce qui se passe autour.

• Tâches avec échéances et rappels par push, e-mail ou WhatsApp.
• Calendrier du club avec abonnement iCal pour les réunions, fêtes et tournois.
• Sondages pour trouver une date ou décider en comité.
• Procès-verbaux des réunions avec tâches créées directement.
• Liste des bénévoles et des contacts externes, sans compte nécessaire.
• Inventaire du matériel avec photos, emplacement et prêts.
• Formule Pro : caisse, bilan par fête ou tournoi et comptage de la caisse de la buvette.

La caisse des événements, avec la formule Pro

Lors d'un tournoi ou d'une fête du club, la formule Pro permet de suivre chaque événement séparément. Vous saisissez le fond de caisse avant l'ouverture, vous comptez billets et pièces après la fermeture, et la recette est comptabilisée automatiquement dans le bilan de l'événement. Les dépenses, comme les boissons ou la location d'une tente, sont enregistrées avec la photo du ticket, et les bénévoles qui ont avancé des frais demandent leur remboursement directement dans l'application.

En fin de saison, le trésorier exporte le cahier de caisse en PDF, Excel ou CSV pour l'assemblée générale et les vérificateurs aux comptes.

Prix pour un club sportif

Veräinsbuch est facturé par club, quel que soit le nombre de membres ou de joueurs : 9,95 € par mois en formule Basis, 14,95 € par mois en formule Pro avec la caisse. Pas d'installation, résiliation mensuelle, et 14 jours d'essai gratuit sans carte bancaire : le temps de tester l'application pendant quelques matchs.